Kepentingan perancangan dan prinsip operasi.

Kepentingan perancangan dan prinsip operasi.

   March 01, 2018       Unknown

---

ii. Huraikan kepentingan perancangan dan prinsip operasi kepada sesebuah organisasi

Beberapa kepentingan yang akan memudahkan semua pihak dalam perancangan dan prinsip operasi:

• Menjadi landasan untuk organisasi bergerak.
• Semua ahli tahu apa yang patut disumbangkan untuk mencapai objektif/ matlamat organisasi.
• Dijadikan rujukan untuk memudahkan pengurus menilai pencapaian sebenar jabatan masing-masing.
• Menjadikan rujukan untuk langkah-langkah pembetulan sekiranya terdapat plan perlaksanaan yang terdapat kesalahan dan perlu untuk membetulkan dari rancangan asal organisasi.
• Perancangan menjadi asas kepada sistem kawalan dalam organisasi.
• Memudahkan pihak pengurusan untuk membuat pilihan dan keputusan yang tepat.
• Dapat menyelesaikan kekeliruan dan melicinkan penyelarasan perlaksanaan tindakan.
• Membantu organisasi mengenalpasti persaingan dan peluang dalam pasaran.
• Mengurangkan risiko kegagalan
• Dapat mengurangkan risiko pelaksanaan kerja berulang kali yang merugikan kos, masa dan sumber.
• Membantu pengurus membuat keputusan yang tepat.
• Membudayakan pengurus dan warga organisasi untuk melihat jauh kehadapan.

Pengantar pengurusan proses perancangan mempunyai kepentingannya yang tersendiri sebagaimana huraian berikut:

Pertama – Tumpuan & Kelenturan

Proses perancangan jika diuruskan dengan baik dapat membantu organisasi mencapai prestasi yang lebih baik kerana:

• Perancangan adalah adalah proses yang berorientasikan hasil dan membantu mewujudkan gerak kerja untuk  mencapai prestasi tertinggi di dalam organisasi
• Proses perancangan dapat membantu pihak pengurusan tertinggi organisasi untuk memastikan perkara yang paling utama mendapat perhatian terlebih dahulu.
• Perangkaan pelan perancangan membolehkan pelbagai jenis sumber disusun dan diagihkan ke seluruh organsasi.
• Proses perancangan membolehkan organisasi mengenalpasti masalah dan merangka cara  untuk menghadapinya.

Kedua  – Meningkatkan penyelarasan

Perancangan disusun dan diatur bertujuan untuk mencapai sesuatu sasaran. Malah penetapan sasaran adalah langkah pertama, sebelum perancangan dirangka. Matlamat yang ditetapkan mencerminkan pengisian sebenar visi dan misi organisasi. Matlamat memudahkan semua pihak dalam organisasi memahami apakah yang ingin dicapai oleh organisasi berkenaan. Pemahaman sebegini penting, kerana semua tindakan yang disusun akan menjurus kepada pencapaian matlamat ini.

Matlamat ini merupakan rangka arah tuju seluruh organisasi. Matlamat ini adalah tiang-tiang yang perlu dibina oleh seluruh warga organisasi untuk menopang bumbung visi dan misi organisasi. Matlamat merupakan ‘masterplan’ kepada organisasi. Perancangan merupakan ‘blue-print’ untuk merealisasikannya. Tanpa perancangan, seluruh organisasi hilang arah panduan. Tanpa perancangan, segala arahan kerja tidak mempunyai ‘rohnya’ yang tersendiri.

Ketiga – Pengurusan Masa

Menurut Jaafar Muhammad, Mohd Hizam Hanafiah dan Zafir Mohd Makbul, perancangan yang diuruskan dengan baik akan dapat membantu organisasi mengurus masanya dengan baik. Mereka  turut menggariskan beberapa  panduan dalam pengurusan masa seperti berikut :

• Berkata tidak pada pengurusan yang tidak mustahak
• Jangan terperangkap dalamrutin organisasi.
• Wujudkan cara menapis panggilan telefon yang diterima
• Jangan habiskan masa yang panjang dengan mereka yang tiada temujanji.
• Buat senarai keutamaan untuk tugas mengikut kepentingan dan keperluan.
• Laksanakan tugas mengikut apa yang dirancangkan.

Keempat – Memperbaiki Kawalan

Langkah-langkah dan tindakan perlaksanaan wujud hasil dari ‘outcome’ perancangan. Setiap langkah dan tindakan perlaksanaan akan melalui proses pemantauan. Proses pemantauan ini merupakan salah satu dari mekanisme kawalan yang amat berkesan. Tujuan pemantauan amat mudah, ia diwujudkan agar tindakan dilaksanakan mengikut perancangan dan hasilnya tidak tersasar dari matlamat yang telah digariskan.

Pemantauan memudahkan pengurus mengukur perkembangan tindakan perlaksanaan. Malah pemantauan memudahkan pasukan pelaksana mengesan sekiranya terdapat kesilapan dan seterusnya tindakan pembetulan dapat segera dilancarkan.

Perancangan juga memudahkan pihak pelaksana mengawal sumber bagi mengelakkan sumber yang diagihkan tidak mencukupi atau berlebihan. Perancangan juga membantu melicinkan proses kawalan kualiti ‘out-put’ organisasi dengan mekanisme kawalan kualiti yang tersusun dan sistematik.